Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Содержание
  1. Обработка первичной документации: требования, пример. Первичная бухгалтерская документация
  2. Основные понятия
  3. Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы
  4. Требования к ведению документов
  5. Этапы обработки первичной бухгалтерской документации
  6. Работа с входящими документами
  7. Работа с исходящими бумагами
  8. Планирование документооборота
  9. Учетные регистры
  10. Особенности восстановления документов
  11. Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг
  12. Первичная бухгалтерская документация на предприятии: виды и основные понятия
  13. Как правильно работать с первичной бухгалтерской документацией
  14. Как работать с поступающими документами?
  15. Первичные документы в бухгалтерском учете
  16. Подготовка и обработка первичной документации
  17. Требования, предъявляемые к первичной документации
  18. Этапы последующей бухгалтерской обработки первичной документации
  19. Документооборот и его планирование
  20. Учет первичных документов на предприятии
  21. Первичные документы как объект учета
  22. Порядок обработки первичных документов в бухгалтерии
  23. Проблемы учета первичных документов на предприятии
  24. Преимущества автоматизированного учета первичных документов
  25. Порядок обработки первичных бухгалтерских документов
  26. Мультибух: бухгалтерия бизнеса
  27. Прием и бухгалтерская обработка первичных бухгалтерских документов организации
  28. Обработка первичных бухгалтерских документов в ооо «маяк»
  29. Порядок обработки бухгалтерских документов
  30. Обработка первичной бухгалтерской документации
  31. Порядок проведения проверки и обработки первичных бухгалтерских документов
  32. В какой последовательности происходит процесс обработки документов в бухгалтерии организации
  33. Порядок обработки первичных бухгалтерских документов
  34. Порядок обработки и хранения документов бухгалтерского учета
  35. Порядок составления и обработки документов
  36. Порядок составления, обработки и хранения первичных документов

Обработка первичной документации: требования, пример. Первичная бухгалтерская документация

Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое – первичная документация в бухгалтерии – и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии – что это такое? Ею называют свидетельство факта совершения хозяйственной операции, отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе “1С”. Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием “работа с документацией” подразумевается:

  • Получение первичных данных.
  • Предварительная обработка сведений.
  • Оформление документов.
  • Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
  • Повторная обработка первичной документации.
  • Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила обработки первичной документации, неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

  • Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
  • Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
  • Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
  • Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалтер ставит отметку “оплачено”.

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

  • Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
  • Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
  • Поставить отметку “Исправленному верить”.
  • Указать дату корректировки.
  • Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

  • Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
  • Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
  • Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
  • Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
  • Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
  • Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
  • Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
  • Определение регистра, в котором будет подшит документ.
  • Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

  • Место и срок оформления первичных бумаг.
  • ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
  • Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
  • Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

  • Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
  • Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
  • Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

  • Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
  • Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
  • Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.

Источник: http://fb.ru/article/348972/obrabotka-pervichnoy-dokumentatsii-trebovaniya-primer-pervichnaya-buhgalterskaya-dokumentatsiya

Первичная бухгалтерская документация на предприятии: виды и основные понятия

Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Первичная документация в бухгалтерии

Приветствую вас, уважаемые читатели, на моем блоге!

Обычно, я просматриваю рабочую почту каждый день, но на этой неделе не срослось, и писем накопилось немало. Сегодня решила разобрать и тема новой статьи пришла сама собой. Будем говорить о первичной документации, ведь это основа регистров и важная часть работы бухгалтера.

Во время учебы эта тема была не самой важной, да и тяжело осваивать ее в теории, но поступив на работу, пришлось наверстывать упущенное. Давайте заранее разберем все нюансы, чтобы избежать трудностей в будущем. В предыдущей теме мы разобрали бухгалтерские регистры, я знаю, немного сложновато, но после сегодняшней статьи станет немного проще.

Чтобы уверенно ориентироваться в плоскости первичной документации мы рассмотрим:

  • Понятие и назначение первичной документации предприятия.
  • Обязательные реквизиты и допустимы изменения первичных документов.
  • Группы, виды, степени детализации и возможные правки документов.
  • Сроки действия и хранения первичной документации.

Основная цель – научиться отличать первичный документ от остальной массы не менее важных бумаг, запомнить их реквизиты и виды. Обещаю, будет интересно, приступим!

[direct]

Как правильно работать с первичной бухгалтерской документацией

Для начинающих, неопытных бухгалтеров и предпринимателей хочется объяснить принципы работы с первичной бухгалтерской документацией.

Документы, с которыми вы будете работать, делятся на две группы:

  • Поступившие от кого-либо;
  • Исходящие от вас.

Как работать с поступающими документами?

1. Определите: является ли данный документ бухгалтерским?

Документ, принимаемый к учету должен содержать существенную для отражения в учете информацию, т. е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии.

Например, кассовый чек «говорит» об оплате кому-либо (расход денег), накладная — о перемещении ТМЦ (приход-расход) и т. д. А вот, например, заявление сотрудника с просьбой выдать аванс без визы руководителя к работе принимать нельзя.

Не являются бухгалтерскими документами всякие записки, черновики, газетные вырезки и прочее. А так же документы, составленные с нарушением установленных для них правил.

2. Определите: относиться этот документ к вашей организации или нет?

Документ, проще говоря, должен иметь отношение к данному предприятию, т. е. в нем должны быть реквизиты именно вашей организации, либо они должны быть выписаны на вашего сотрудника.

Бывает, что по разным причинам, вам приносят документы, не относящиеся к данной организации. Это возможно просто ошибка. А может быть и так, что сотрудник осознано, стремится списать с себя подотчетные суммы.

Возможно еще, что документы по закупу ТМЦ (работ, услуг) сознательно выписываются на данное предприятие с целью получить дополнительные суммы на вычет по налогам.

В случае, если несоответствие между вашим видом деятельности и сутью документа бросается в глаза, то лучше этот документ не брать к учету.

Еще один момент — возможно контрагент не имеет оснований выписывать в ваш адрес, данный документ, т. е. у вас нет с ними договорных отношений.

Например, энергоснабжающая организация выставила вам счет, не разобравшись, что потребляемую вами электроэнергию оплачивает другая организация, например, арендодатель.

3. Проверьте реквизиты.

Контрагент несет ответственность за правильность своих реквизитов сам. Сейчас многие предприятия используют компьютерные программы и поэтому ошибок в своих реквизитах, как правило, не допускают, хотя и такое бывает. А вот ваши реквизиты стоит перепроверить — в них зачастую могут быть ошибки.

Отдельно надо сказать про рукописные документы — кроме того, что в них бывают ошибки, так же бывает, что документ поддельный, т. е. например, выписаны от имени несуществующего предприятия.

Существует или нет такое предприятие, можно перепроверить через реестр налогоплательщиков на сайте Налогового комитета РК.

Подписи в документе должны быть подлинными, т. е. именно тех людей кому они принадлежат, и эти люди должны иметь право подписывать такие документы. В документах не допускается факсимильная подпись.

Печатей в одной организации может быть несколько. Проверьте, та ли печать стоит на данном документе. Например, на счет-фактуре не должна стоять печать с надписью «Отдел кадров».

Еще бывает, что документ по ошибке выписан на схожую по названию организацию. Во всех таких случаях надо обратиться в эту организацию и потребовать переделать документ.

4. Было ли фактически совершено событие, отраженное в документе?

Возможно, поставщик не поставлял вам эти ТМЦ или не оказывал вам этих услуг. Или возможно контрагент выставил счет на больший чем нужно объем, цену и соответственно сумму.

Например, на ваш склад не привозили указанный в счете товар. Ваши специалисты этот документ должны акцептовать (подтвердить). В данном примере это должен подтвердить завсклад, своей подписью о получении товара.

А цену, объем, и условия закупа надо сравнить с условиями договора. Либо это должен подтвердить экономист — маркетолог или снабженец.

5. Определите: к какому периоду относиться документ.

Периоды могут быть:

  • текущий месяц,
  • текущий квартал,
  • текущий год,
  • прошедший месяц,
  • прошедший квартал,
  • прошедший год.

От этого зависит, нужно ли принимать этот документ к учету. Да бывает и такое, что, например, приносят Счет-фактуру за прошедший период — на ваше усмотрение принимать его к учету или нет.

В целом, конечно, вы обязаны принять документ к учету, но если примите, это вызовет необходимость корректировать отчеты в т. ч. и налоговые.

Однако если отчеты прошедшего периода текущего года (прошлый квартал, прошлый месяц) исправить не составит труда, то отчеты прошлого года откорректировать бывает весьма затруднительно. Выбор за вами;

Возможно этот документ уже был (есть) у вас. Тогда либо это дубликат (копия), либо этот документ от вас забирали для чего-либо и теперь вернули. Будьте осторожны — не проводите один документ дважды. Это создаст двойные обороты, т. е. необоснованно увеличит те или иные суммы.

6. Определите: к какому разделу учета относиться документ.

Разделы учета:

  1. Касса,
  2. Банк,
  3. Материалы,
  4. Товары,
  5. Основные средства,
  6. Подотчетные лица,
  7. Поставщики,
  8. Покупатели и т. д.

Как работать с поступающими документами

Существует регламентация документов по разделам учета. Это можно прочитать в любом учебнике бухучета. Например, Выписка банка — это документ раздела «Банк», так же называется и регистр, куда вы подошьете этот документ.

Это просто. А вот с документами относящимся к приходу ТМЦ дело обстоит сложнее.

Определите, чем для вашей компании является поступившее ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой/работой (да и такое бывает)?

Материал — это то, что используется в работе и при этом расходуется, т. е. заканчивается. Например, это бумага, бензин, цемент и прочее. Материал изменяет свою форму: был цемент — стало бетонное изделие.

Товар в отличие от материала не используется в работе, оно приобретается для дальнейшей реализации, т. е. для продажи. Это единственное его отличие. А на практике товаром может быть и бумага, и бензин, и цемент — смотря, чем мы торгуем.
Справочник товаров в программе «1С» называется «Номенклатура».

Основное средство — это некое орудие труда, используемое в работе, которое в отличие от материала не меняет своей физической формы. Т. е. не заканчивается и не расходуется.

Например, это стол, компьютер, автомобиль и т. д. И через несколько лет эксплуатации они останутся столом, компьютером и автомобилем. Только в процессе эксплуатации происходит амортизация (износ) ОС.

В программе «1С» ОС называются фиксированными активами.

Бывает так же, на что некую услугу (работу) выписывают документ, будто бы вам продали товар. Например, СТО заменило масло в двигателе вашего автомобиля, а счет-фактуре вместо «замена масла» пишут «моторное масло такое-то, такое-то количество, по такой то цене».

Задайте себе вопрос: а мы получали фактически это товар на руки? Нет. Тогда — это услуга (работа) и приходовать этот документ нужно соответствующим образом.

7. В какой регистр (журнал) вы подошьете этот документ?

Определите это сразу, и желательно сразу же после обработки подшейте документ на свое место. Бывает правда, что документ пока нельзя «убрать» — он еще требует какой-то доработки или выяснения каких-то обстоятельств. Желательно завести отдельную папку для таких бумаг или отдельный лоток.

Одна из самых плохих недостатков которое могут быть у бухгалтера — это лень. Документ отложенный «на потом», может вызвать массу неприятностей.

Поэтому лучше документы обрабатывать по возможности сразу после получения. Документы, отложенные по объективным причинам, надо дорабатывать сразу же как представляется такая возможность.

8. Определите: будут ли в дальнейшем какие-либо события связанные с этим документом?

Некоторые документы могут в будущем повлечь какие-либо последствия. Например, Уведомление налогового комитета может вызвать в будущем неприятные последствия: арест счета и т. д. Поэтому с такими документами нужно заняться незамедлительно, отложив все прочие дела.

Бывают так же документы, которые могут иметь неприятные последствия после вашего подтверждения их правильности. Например, Акт сверки с указанием вашей кредиторской задолженности — это может быть основанием для подачи иска в суд против вашей компании.

Поэтому если не уверены, лучше оставьте подобные документы на усмотрение руководителя. Иные документы могут потребовать получения других документов.

Например, накладные на приход товара без счет-фактуры. Возможно, так установлено, что ваш контрагент позже выставит вам общую счет-фактуру за определенный период или объем товара.

В таком случае эти накладные надо собирать и сразу же после окончания периода или получения оговоренного объема напомнить поставщику об счет-фактуре.

Здесь же надо упомянуть о следующем: бухгалтер должен держать на контроле своевременное получение необходимых документов.

Документы, об ожидаемом поступлении которых вы знаете, надо требовать от контрагента или ответственного сотрудника в случае не получения в установленные сроки.

Источник: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

[direct2]

Первичные документы в бухгалтерском учете

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Источник: https://buhgalterov.ru/dokument/pervichnaya-dokumentatsiya.html

Подготовка и обработка первичной документации

Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Несмотря на то, что подготовка и обработка первичной документации не всегда требуют участия квалифицированного бухгалтера, эти документы важны для предприятия, т.к. являются письменным разрешением на совершение всех хозяйственных операций.

Наличие первичной документации, правильность ее оформления и хранения проверяются контролирующими органами при проведении плановых, внеплановых проверок.

Несоответствие форм первичных документов нормам действующего законодательства в области бухгалтерского учета, финансов, неправильное их заполнение могут заставить сомневаться представителя контролирующего органа в законности проведения операции – снятия денег со счета, взятия их из кассы, выдачи подотчет или оплаты материалов, сторонних услуг, и т.д.

Требования, предъявляемые к первичной документации

Первичная документация должна раскрывать содержание и особенность проведенной операции, содержать все необходимые данные для дальнейшего ведения достоверного учета, проведения анализа деятельности и оперативного управления.
Первичные документы должны соответствовать таким требованиям:

  •  документ составляют в момент осуществления операции, или, если это допускается, после нее;
  •  документ должен содержать такие обязательные реквизиты: дата составления, наименование документа и предприятия, содержание операции, натуральные и денежные измерители операции, должности, ФИО ответственных лиц, их подписи;
  •  формы документов должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным Росстатом или тем, которые разработаны и утверждены предприятием: с 2013 года разрешено поступать и так, и так, но исключения есть. К примеру, формы кассовых документов, счетов-фактур, некоторых других документов изменять нельзя;
  •  документы должны оформляться без исправлений. В тех случаях, когда исправление все же допускается, оно должно быть заверено подписями участников оформленной хозяйственной операции;
  •  первичная документация должна храниться столько, сколько это предполагает действующее законодательство – в большинстве случаев не меньше 5 лет.

Этапы последующей бухгалтерской обработки первичной документации

После оформления первичная документация подлежит обработке, которая включает в себя такие этапы:

  1.  Контроль. Бухгалтер проверяет документы по существу – была ли оформленная операция законна и целесообразна, производит формальную проверку – проверяет своевременность и полноту заполнения документа, удостоверяется, что его форма правильная и есть подписи ответственных лиц. Кроме этого, бухгалтер проводит арифметическую проверку – проверяются расчеты, произведенные в документе.
  2.  Группировка документов и сведение данных. На этом этапе обработки первичных документов бухгалтер сортирует документы по датам, видам хозяйственных операций, объектам учета и т.д., сводит за определенный период данные, которые есть в этих документах. Обобщенная информация используется для составления накопительных и сводных документов (журналы-ордера, кассовые книги, оборотно-сальдовые ведомости и пр.) и для оперативного управления.
  3.  Составление проводок бухгалтерского учета. Проводки бухгалтер составляет на основании сводных документов.

Документооборот и его планирование

Для оперативного ведения бухгалтерского учета предприятия устанавливают сроки и порядок подачи в бухгалтерию оформленных первичных документов.

Порядок документооборота устанавливает главный бухгалтер и его распоряжения в этом направлении обязательны для исполнения теми работниками, которые занимаются оформлением хозяйственных операций и заполнением первичных документов.

бухгалтерские услуги, бухгалтерский учёт, бухгалтер Новосибирск
Для рациональной организации учета на предприятии, обеспечения достоверности его данных разрабатывается, утверждается график документооборота, в котором прописываются:

  •  ответственные за оформление и сдачу первичных документов;
  •  сроки и место подачи документов,
  •  учетные записи, которые проводятся на основании поданных документов;
  •  место и время хранения сданных первичных документов.

Первичные документы и приложенные к ним регистры бухгалтерского учета после обработки, окончания отчетного периода в хронологическом порядке подшиваются в папки, сдаются в архив. Как правило, выдача первичных документов на руки после их сдачи в архив, не допускается.

Источник: http://MultiBuh.ru/podgotovka-i-obrabotka-pervichnoj-dokumentacii/

Учет первичных документов на предприятии

Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Замечание 1

Первичные документы формируют функциональную основу бухгалтерского и иных видов учета на современном предприятии.

Учет первичных документов представляет собой процесс сбора, регистрации, накопления и хранения первичных документов, многократно повторяющийся во времени и подчиняющийся определенным принципам.

Учет первичных документов направлен на:

  • определение критериев отбора и группировки фактов хозяйственной деятельности;
  • обеспечение однозначной трактовки содержания хозяйственных операций;
  • реализацию наблюдения, измерения и регистрации фактов хозяйственной деятельности;
  • реализацию контрольной составляющей бухгалтерского учета, обеспечивающей достоверность учетных данных.

Первичные документы как объект учета

Определение 1

Первичный документ – форма письменного доказательства факта совершения хозяйственной операции (права на ее совершение).

Нормативное регулирование бухгалтерского учета делает особый упор на то, что факты хозяйственной деятельности подлежат отражения на счетах бухгалтерского учета только при наличии соответствующим образом оформленных первичных документов. Отсутствие первичных документов или неполное оформление обязательных реквизитов является основанием для отказа от принятия документов к учету.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Первичные документы обладают высокой значимостью для деятельности организации, поскольку они представляют собой основание для отражения операций на счетах бухгалтерского учета; подкрепляют собой позицию предприятия при возникновении споров с контролирующими органами; обеспечивают правовую базу для осуществления управленческой деятельности; позволяют осуществлять контроль наличия и движения имущества и обязательств предприятия.

Порядок обработки первичных документов в бухгалтерии

Оформленные и исполненные первичные документы поступают в бухгалтерию для их отражения на счетах бухгалтерского учета, однако этому процессу предшествует ряд мероприятий, направленных на контроль и обработку первичной документации.

К числу таких мероприятий относятся:

  • во-первых, проверка документов по существу, подразумевающая оценку законности совершения отраженных в первичном документе хозяйственных операций. Задача бухгалтера состоит в том, чтобы оценить целесообразность совершения операции и проверить взаимосвязь отдельных элементов первичного документа, например, соответствие суммы документа содержанию операции (так выдача 50000 рублей на приобретение канцелярских товаров может случить основанием для сомнений в целесообразности операции в небольшой организации). Первичные документы, содержание которых, по мнению работников бухгалтерии, противоречит законодательству, не должны приниматься к учету, причем решение находится в ведении главного бухгалтера;
  • во-вторых, формальная проверка документов, подразумевающая оценку правильности выбора формы документа, а также полноты заполнения обязательных реквизитов.
  • в-третьих, выполнение процедур обработки документов, включающих в себя их группировку, то есть объединение документов, содержащих однообразные операции; таксировку, представляющую собой процесс перевода натуральных и трудовых измерителей в денежные; контировку, выражающуюся в определении корреспонденции счетов.

После выполнения указанных процедур первичный документ считается принятым к учету.

Проблемы учета первичных документов на предприятии

Практика учета первичных документов свидетельствуют, что предприятия сталкиваются с рядом проблем в данной области, к числу которых можно отнести следующие:

  • во-первых, организационные проблемы первичного учета, требующие выбора форм первичной учетной документации (унифицированных, модифицированных унифицированных или разработанных собственными силами), закрепления выбранных форм в локальных нормативных документах. При выборе метода самостоятельной разработки форм первичной документации возникает проблема обеспечения соответствия ее содержания требованиям законодательства, в противном случае документация может вызвать разногласия с контролирующими органами;
  • во-вторых, разработка графика документооборота, отвечающего особенностям деятельности организации и определяющим весь порядок движения документации на предприятии;
  • в-третьих, недобросовестное отношение сотрудников предприятий к документальному оформлению и соблюдению сроков представления первичной документации в бухгалтерию, что затрудняет ее работу и реализацию контрольных функций;
  • в-четвертых, недостаточный уровень контроля в отношении не обязательных, но значимых реквизитов документов, затрудняющий обеспечение однозначной трактовки содержания хозяйственной операции.

Преимущества автоматизированного учета первичных документов

Применение специализированных автоматизированных бухгалтерских программ существенного облегчает процедуры обработки первичной документации.

Работникам бухгалтерии в этом случае необходимо сосредоточиться на выполнении формальной проверки и проверки документов по существу, в то время как группировки, таксировки и контировки выполняются, как правило, автоматизировано, что существенно снижает вероятность арифметических ошибок или некорректной корреспонденции счетов.

Также практически до нуля сводится возможность неправильного отражения данных первичного документа в учетных регистрах, поскольку правильно сформированный документ после проведения в неизменном виде вносит свои данные во все учетные регистры, к которым имеет отношение.

Замечание 2

В настоящее время применение специализированных программных продуктов в области бухгалтерского учета получило практически повсеместное распространение, что повысило качество работы бухгалтерских служб, в то числе и по обработке первичной учетной документации.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/uchet_pervichnyh_dokumentov_na_predpriyatii/

Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

– Коммерческое право – Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Типичные ошибки при работе с первичными документами: § использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике; § отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов; § отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов; § не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах; § исправления в кассовых документах; § записи простым карандашом; § отсутствие прочерков в свободных строках; § отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам; § арифметические ошибки при таксировке документов.

  • ВниманиеПозволить представителю налоговой самостоятельно оценить размер выплат в бюджет. Руководствоваться он будет имеющимися у вас документами и данными о схожих налогоплательщиках (пп.7 п.1 ст.31 НК РФ).
  • Уплатить штраф, если его назначит налоговая служба (ст.120 НК РФ).
  • Типовые ошибки при ведении первичной документации
  • Работник бухгалтерии заполняет формы, не утвержденные Росстатом или приказом начальника предприятия.
  • Отсутствие реквизитов организации в ПД или неверное их указание.
  • Отсутствует роспись уполномоченного сотрудника, или же проставлена подпись работника, не обладающего правом заверения ПД.
  • В кассовых документах имеются поправки.
  • Записи в ПД велись карандашом.
  • Не проставлены прочерки в пустых графах заполненных форм.
  • Отсутствует печать.

Часто задаваемые вопросы Вопрос №1.

Мультибух: бухгалтерия бизнеса

В них указываются:

  • Место и срок оформления первичных бумаг.
  • ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
  • Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
  • Время и место хранения документации.

Учетные регистры Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.
Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах.

Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.
Особенности восстановления документов В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг.

На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

  • Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов.

Прием и бухгалтерская обработка первичных бухгалтерских документов организации

Важно

При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.

  • Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
  • Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг.

При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Ошибки по причинам возникновения делятся на три типа:

  • те, что возникли по неграмотности бухгалтера;
  • к появлению которых привело небрежное отношение работника бухгалтерии;
  • возникшие по причине неисправности вычислительной техники.

Последовательность действий при исправлении ошибки в ПД:

  1. Перечеркнуть тонкой линией неправильную запись так, чтобы ее было видно;
  2. Написать над исправлением то, что должно быть записано;
  3. Проставить пометку «Исправленному верить» на полях формы;
  4. Оставить подпись ответственного работника, фамилию и инициалы;
  5. Указать дату исправления.

Обработка первичных бухгалтерских документов в ооо «маяк»

В случае обнаружения повреждений необходимо оформить акт, один экземпляр которого направляется получателю. Если письмо заказное, необходима расписка. Если имеется надпись «срочно», то нужно ставить дату получения и время.


Предварительное рассмотрение необходимо для распределения документации на те, которые должны рассмотреть руководящие органы организации. Цель – упрощение работы, ускорение движения документации.

В чем заключается процесс обработки После проверки документы подлежат обработке. Состоит она из следующих этапов – таксировка, группировка, контировка, гашение.
Таксировка проводится с целью оценки операции, которые фиксируются в документах.

При этом указывается цена и сумма. Это перевод натуральных показателей в обобщающие.

Порядок обработки бухгалтерских документов

Удостовериться, что отраженное в документе событие имело место Специалисты вашей компании должны подтвердить правильность документа. Документацию о приеме товара заверит заведующий складом, условия договора — маркетолог.

Случается, поставщик выставляет счет (случайно или осознанно) на товары, которые не доставлял, или их количество не совпадает с фактически доставленным.

6 Определить принадлежность документа к конкретному периоду Если документ старый, и вы его принимаете, придется скорректировать отчеты за период, когда он должен был обрабатываться. Главное, не учесть документ дважды.

7 Определить раздел учета Разделы учета регламентированы.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Что касается бумаг по приходу ТМЦ, нужно определиться, чем послужит компании привезенное ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой. Материал применяется в производстве, расходуется и меняет форму.

Обработка первичной бухгалтерской документации

Самостоятельно разрабатывать можно только те документы, которые не содержатся в альбомах унифицированных форм.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся: · наименование документа; · дата его составления; · наименование организации, от имени которой составлен документ; · содержание хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении; · наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; · личные подписи указанных лиц.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы.

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены: · по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов); · арифметически (подсчет сумм); · по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Учетные регистры — это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных.

Порядок проведения проверки и обработки первичных бухгалтерских документов

Такие коды нужно ставить по правилам, принятым в компании.

Процесс обработки ПД: Этап обработки ПД Описание процесса Таксировка Оценка операции, описанной на бумаге, указание цен и сумм Группировка Распределение документов по наличию определенного обобщающего признака Контировка Обозначение кредита и дебета Гашение Пометка «оплачено», чтобы предупредить повторную оплату счетов Законно только изъятие ПД налоговыми службами в присутствии их руководителей.

Делать копии ПД позволено бухгалтеру только под контролем представителей налоговой службы и при наличии уважительных на то причин. Исправление ошибок в первичной документации Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» запрещает исправлять ошибки в ПД бухгалтерии, однако случается так, что ошибка все же была допущена, и теперь ничего не осталось, кроме как грамотно ее устранить.

Источник: http://prodhelp.ru/poryadok-obrabotki-pervichnyh-buhgalterskih-dokumentov/

В какой последовательности происходит процесс обработки документов в бухгалтерии организации

Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Несмотря на то, что подготовка и обработка первичной документации не всегда требуют участия квалифицированного бухгалтера, эти документы важны для предприятия, т.к. являются письменным разрешением на совершение всех хозяйственных операций.

Наличие первичной документации, правильность ее оформления и хранения проверяются контролирующими органами при проведении плановых, внеплановых проверок.

Несоответствие форм первичных документов нормам действующего законодательства в области бухгалтерского учета, финансов, неправильное их заполнение могут заставить сомневаться представителя контролирующего органа в законности проведения операции – снятия денег со счета, взятия их из кассы, выдачи подотчет или оплаты материалов, сторонних услуг, и т.д.

Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.

  • Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
  • Контировка.

    Она предполагает обозначение дебета и кредита.

  • Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалтер ставит отметку «оплачено».

Ошибки в документах Они могут возникать по разным причинам.
В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники. Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя.

Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Порядок документооборота устанавливает главный бухгалтер и его распоряжения в этом направлении обязательны для исполнения теми работниками, которые занимаются оформлением хозяйственных операций и заполнением первичных документов.бухгалтерские услуги, бухгалтерский учёт, бухгалтер НовосибирскДля рациональной организации учета на предприятии, обеспечения достоверности его данных разрабатывается, утверждается график документооборота, в котором прописываются:

  • ответственные за оформление и сдачу первичных документов;
  • сроки и место подачи документов,
  • учетные записи, которые проводятся на основании поданных документов;
  • место и время хранения сданных первичных документов.

Первичные документы и приложенные к ним регистры бухгалтерского учета после обработки, окончания отчетного периода в хронологическом порядке подшиваются в папки, сдаются в архив.

Порядок обработки и хранения документов бухгалтерского учета

Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значе­ние, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете. Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение.

Внимание

К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бух­галтерии для упрощения и ускорения учетных записей.

Порядок составления и обработки документов

Плательщику налогов предлагается несколько вариантов:

  • восстановить хотя бы некоторые документы;
  • сделать исправительные записи в налоговой декларации на прибыль;
  • во время налоговой проверки предоставить возможность инспектору определить сумму, которую придется выплатить в бюджет государства.

Для правильного ведения списка документации существует график документооборота. Им определяются сроки движения, порядок передачи документов.

Важно

Снимать копии с документов имеет право бухгалтер, но только в присутствии представителей органов налоговой службы. Для этого необходимо указать им основание. Изымать первичные документы разрешено только органам налоговой службы.

Производиться оно должно в присутствии руководящих органов учреждения.
При обнаружении в документах ошибок, неясностей и других недостатков, бухгалтерия возвращает их для исправления или для пере составления. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.

Порядок составления, обработки и хранения первичных документов

Требования, предъявляемые и оформлению документов Бухгалтерские документы, их значение и классификация ТЕМА 6 ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ 1 Бухгалтерские документы, их значение и классификация 2 Требования, предъявляемые и оформлению документов 3 Порядок составления и обработки документов 4 Документооборот и порядок хранения документов 5 Инвентаризация и е ее значение в бухгалтерском учете Все хозяйственные операции, которые ежедневно совершаются на предприятиях, как правило, оформляются документами. Документ (лат. documentum – свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство на правосовершение или подтвер­ждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Определения Первичный учет Начальная стадия восприятия регистрации операций, которые характеризуют происходящие в компании действия Первичный документ Документ, в котором содержится информация о проведении на предприятии хозяйственной операции.

Данный документ подтверждает ее осуществление Хозяйственная операция Событие, на основании которого произошли изменения в структуре активов, капитале организации Обработка первичных бухгалтерских документов Это проверка документации на наличие правильности оформления, заполнения реквизитов и других сведений Учетный регистр Специальные листы бумаги, необходимые для регистрации и обработки данных, их учета.

Информация в регистре является коммерческой тайной Внешние документы Те, которые поступают из других учреждений, например, из банка, налоговой службы.
На основании 18 статьи закона «О бухгалтерском учете», в случае отказа от ведения бухгалтерского учета грозит уголовная или административная ответственность.

120 статья Налогового кодекса Российской Федерации гласит, что за нарушение учета доходов и расходов налагается штраф размером 5 тысяч рублей. 9 статья закона «О бухгалтерском учете» не допускает исправление ошибок в первичной документации бухгалтерии.

Сбор и обработка – обязательный этап перед использованием документации.

Документы, поступающие в бухгалтерию, должны тщательно проверяться. Если они составлены неправильно или не в полной мере, то возвращаются обратно для пересмотра, исправления ошибок.

В случае обнаружения ошибки в реквизитах или подделки документа, они не отсылаются, а остаются в бухгалтерии, чтобы привлечь виновного к ответственности. В результате проверки могут обнаруживаться ошибки.

Требования, предъявляемые к первичной документации Первичная документация должна раскрывать содержание и особенность проведенной операции, содержать все необходимые данные для дальнейшего ведения достоверного учета, проведения анализа деятельности и оперативного управления.Первичные документы должны соответствовать таким требованиям:

  • документ составляют в момент осуществления операции, или, если это допускается, после нее;
  • документ должен содержать такие обязательные реквизиты: дата составления, наименование документа и предприятия, содержание операции, натуральные и денежные измерители операции, должности, ФИО ответственных лиц, их подписи;
  • формы документов должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным Росстатом или тем, которые разработаны и утверждены предприятием: с 2013 года разрешено поступать и так, и так, но исключения есть.

Источник: http://lcbg.ru/v-kakoj-posledovatelnosti-proishodit-protsess-obrabotki-dokumentov-v-buhgalterii-organizatsii/

Юр-Защита
Добавить комментарий